Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die nachfolgend beschriebene Verarbeitung durch Bartenbach Clean ist Stefan Bartenbach, handelnd unter Dienstleistungen Stefan Bartenbach, Sanddornweg 12, 50765 Köln, Deutschland. E-Mail: office@bartenbach-koeln.info. Telefon: 0221 980 43766.

Diese Hinweise gelten für diesen Bartenbach-Clean-Auftritt auf ChatGPT Sites und das zugehörige Anfrageformular. Für andere Internetauftritte und die eigenen Kontodienste verlinkter Anbieter gelten deren jeweilige Datenschutzhinweise.

2. Aufruf der Website und Hosting

Beim Aufruf werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Fehler- und Sicherheitsdaten. Sie dienen dazu, die Website auszuliefern, Verbindungen abzusichern und Störungen oder Missbrauch zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und funktionsfähiger Internetauftritt.

Wir nutzen ChatGPT Sites von OpenAI. OpenAI benennt für Geschäftskunden im Europäischen Wirtschaftsraum OpenAI Ireland Ltd. als Vertragspartner. Zur Auslieferung und Speicherung wird Cloudflare-Infrastruktur eingesetzt; Anfragedaten liegen in einer serverseitigen Datenbank, hochgeladene Fotos in einem gesonderten Dateispeicher. OpenAI führt Cloudflare, Ltd. als Unterauftragnehmer für die Auslieferung und das Hosting von Sites-Seiten auf.

Informationen zu OpenAIs Datenverarbeitungsbedingungen: https://openai.com/policies/data-processing-addendum/ Verzeichnis der Unterauftragnehmer: https://openai.com/policies/sub-processor-list/ Datenschutzhinweise von OpenAI: https://openai.com/policies/privacy-policy/

Hosting- und Sicherheitsprotokolle werden von den Plattformanbietern verwaltet. Ihre Aufbewahrung richtet sich nach dem jeweiligen Betriebs- und Sicherheitszweck sowie den anwendbaren Anbieterbedingungen. Eine ausschließlich deutsche Speicherung oder eine bestimmte, noch nicht bestätigte Log-Löschfrist sagen wir nicht zu. Einzelheiten zur für diese Website geltenden Hosting-Konfiguration und zu Schutzgarantien können Sie über unseren Datenschutzkontakt anfordern.

3. Anfrageformular und Vorbereitung eines Angebots

Wir verarbeiten die von Ihnen eingegebenen Kontakt- und Objektdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gegebenenfalls Firma und Rechnungsadresse, die gewählte Zahlungsart sowie Reinigungsanschrift, Flächen, Raum- und Sanitärangaben, Zugangs- und Parkhinweise. Bei Fensteranfragen kommen Fensterarten, Anzahl, gewünschte Seiten, Paket, Zusatzflächen, Zustand und Erreichbarkeit hinzu. Je nach Leistung erfassen wir außerdem Rhythmus, Terminwunsch, Umzugs- oder Büroangaben und Ihre Nachrichten. Die Zahlungsart wird zur Vorbereitung der Abrechnung gespeichert. Das Anfrageformular verarbeitet keine Bankzugangsdaten, Karten- oder Wallet-Daten und löst keine Zahlung aus.

Diese Angaben sind erforderlich, um Ihre Anfrage zu prüfen, Rückfragen zu beantworten und ein passendes Angebot vorzubereiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Handeln Sie als Kontaktperson für ein Unternehmen oder eine andere Person, erfolgt die Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung der geschäftlichen Anfrage nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Pflichtfelder sind im Formular gekennzeichnet. Ohne diese Angaben können wir die Online-Anfrage nicht vollständig bearbeiten. Freiwillige Felder und Foto-Uploads können leer bleiben. Die Verarbeitung zur Bearbeitung Ihrer Anfrage beruht nicht auf einer pauschalen Datenschutz-Einwilligung. Das Bestätigungsfeld im Formular dokumentiert nur Ihre Kenntnisnahme der Hinweise und des unverbindlichen Anfrageablaufs.

Bereits beim Öffnen der Terminauswahl werden die zur Zeitberechnung notwendigen Leistungs-, Objekt- und Terminangaben an unseren Website-Server gesendet. Dabei werden noch keine Kontaktdaten und keine Fotos als Anfrage gespeichert. Ihre vollständige Anfrage wird erst beim Absenden in der Datenbank gespeichert. Nicht abgesendete Formulareingaben werden von der Anwendung nicht im Local Storage oder Session Storage Ihres Browsers abgelegt.

Bitte senden Sie keine Gesundheitsdaten, Pflegeunterlagen, Ausweiskopien, Zugangspasswörter oder andere für die Reinigung nicht erforderlichen sensiblen Informationen. Übermitteln Sie Daten anderer Personen nur, wenn Sie hierzu berechtigt sind.

Für allgemeine Fragen steht ein separates Kontaktformular bereit. Dabei speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Nachricht sowie eine optional angegebene Telefonnummer, den Eingangszeitpunkt, den Bearbeitungsstatus und die zur Kenntnis genommene Version dieser Hinweise. Die Nachricht ist nur in unserer geschützten Verwaltung einsehbar. Sie löst keine Buchung, Kalenderreservierung oder automatische Bestätigungs-E-Mail an den Absender aus. Die oben beschriebenen Zwecke und Rechtsgrundlagen zur Bearbeitung von Anfragen gelten auch für dieses Formular.

4. Freiwillige Fotos

Sie können bis zu vier Fotos mit jeweils höchstens 4 MB im Format JPG, PNG oder WebP mitsenden. Wir nutzen sie ausschließlich zur Einschätzung von Umfang, Verschmutzung und Zugang sowie gegebenenfalls zur Klärung des vereinbarten Auftrags. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, bei berechtigten Ansprechpartnern Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Die Dateien werden einschließlich Dateiname und gegebenenfalls enthaltener Bildmetadaten übertragen. Solche Metadaten können beispielsweise Aufnahmezeit oder Standort enthalten. Entfernen Sie nicht benötigte Metadaten vor dem Upload und vermeiden Sie Personen, private Dokumente, Schlüsselcodes oder andere vertrauliche Inhalte im Bild.

Fotos sind nicht öffentlich abrufbar. Zugriff erhalten nur berechtigte Verwaltungsnutzer und die für die Speicherung eingesetzten Dienstleister im Rahmen ihrer Aufgaben. Eine Verwendung Ihrer Fotos für Werbung oder öffentliche Vorher-Nachher-Beiträge ist nicht Bestandteil dieser Anfrage.

5. Terminanzeige und Google Kalender

Zur Anzeige freier Zeiten fragt unser Server Belegt-Zeiträume der vom Inhaber freigegebenen Geschäftskalender über die Google Calendar API ab. Die Besucheransicht erhält daraus berechnete freie Startzeiten beziehungsweise freie Zeitfenster. Betreff, Beschreibung, Teilnehmer und private Inhalte vorhandener Termine werden nicht an Besucher ausgegeben.

Bei dieser Abfrage übermittelt unser Server an Google den geprüften Zeitraum, die Zeitzone und die Kennungen der ausgewählten Geschäftskalender. Namen, Kontaktdaten, Reinigungsadressen, Fotos und Texte Ihrer neuen Anfrage werden dabei nicht an Google gesendet. Die Kalenderanzeige wird auf unserer Website dargestellt; es ist kein externes Google-Kalenderfenster eingebettet und Besucher benötigen dafür kein Google-Konto.

Google erhält technische Verbindungsdaten unseres Servers und die Daten des autorisierten Geschäftskontos. Für die geschäftlich eingesetzten Google-Dienste sind die jeweils geltenden Google-Workspace- und Datenschutzbedingungen maßgeblich. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy?hl=de und https://workspace.google.com/terms/dpa_terms.html

Die Verarbeitung für Ihre Terminanfrage erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO beziehungsweise bei geschäftlichen Ansprechpartnern nach Buchst. f. Bei vollständiger Zeitplanung wird eine Anfrage auf der Website vorläufig reserviert. Nach erteilter Schreibfreigabe wird im Kundenbetrieb ein privater, zeitblockierender Eintrag im Geschäftskalender erstellt. Er enthält Reinigungsart, Anfragenummer, Datum, Uhrzeit und Dauer, jedoch keine Namen, Kontaktangaben, Anschriften, Fotos oder persönlichen Situationsbeschreibungen. Bei persönlicher Bestätigung wird derselbe Eintrag aktualisiert, bei Ablehnung oder Stornierung entfernt. Zur Prüfung einer eigenen Reservierung werden relevante Kalenderzeiten und technische Zuordnungsmerkmale gelesen; diese Termindaten werden Besuchern nicht angezeigt. Fehler beim Abgleich werden zur Nachbearbeitung gespeichert. Testanfragen erzeugen keine echten Google-Termine.

6. E-Mail, Telefon und WhatsApp

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, den Inhalt Ihrer Nachricht und gegebenenfalls mitgesendete Dateien zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Bei einer Nachricht auf unserem Anrufbeantworter wird auch Ihre Sprachnachricht für den Rückruf verarbeitet. Grundlage sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO bei Anfragen zu unseren Leistungen und Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO bei sonstiger Kommunikation; unser Interesse ist die sachgerechte Beantwortung.

Für geschäftliche E-Mails nutzen wir Google Workspace. Nachrichten werden nicht automatisch durch dieses Anfrageformular per E-Mail versendet. Antworten und Angebote werden von uns persönlich über die eingesetzten Kommunikationswege bearbeitet.

WhatsApp ist ausschließlich als externer Link eingebunden. Erst wenn Sie den Link öffnen oder uns dort schreiben, nehmen Sie Kontakt zu diesem Dienst auf. Dann gelten zusätzlich die Datenschutzbedingungen von WhatsApp Ireland Limited: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig; E-Mail und Telefon stehen als Alternativen zur Verfügung. Bitte übermitteln Sie dort keine besonders vertraulichen Unterlagen.

Unsere Links zu Instagram, Facebook, LinkedIn und zur externen Referenzseite sind einfache Verknüpfungen. Wir binden keine Feeds, Social-Media-Plugins oder Bewertungswidgets dieser Anbieter ein. Erst wenn Sie einem Link folgen, öffnen Sie die externe Website; dort gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.

7. Cookies, lokale Einstellungen und Google Analytics

Technisch notwendige Funktionen ermöglichen unter anderem die sichere Verwaltung und den Schutz der Google-Kalenderverbindung. Formulareingaben und Kalenderauswahl werden während der Nutzung im Arbeitsspeicher der Seite gehalten. Für den vom Administrator gestarteten Google-Verbindungsaufbau wird das Sicherheitscookie bc_google_state für höchstens zehn Minuten verwendet. Für notwendige Speicherzugriffe gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; personenbezogene Verarbeitung zur Sicherheit beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Ihre freiwillige Statistik-Auswahl speichern wir unter bc_privacy_v1 für 180 Tage im lokalen Speicher Ihres Browsers. Gespeichert werden die Auswahl, der Zeitpunkt und die Version des Hinweises, jedoch keine zusätzliche persönliche Kennung. Diese Speicherung dient dazu, Ihre Entscheidung zu beachten und Sie nicht bei jedem Seitenaufruf erneut zu fragen. Ein anderer Browser oder das Löschen des Browserspeichers erfordert eine neue Auswahl.

Nur nach Ihrer Zustimmung laden wir Google Analytics 4 mit der Mess-ID G-VR4PYYT54M. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Zweck ist die statistische Auswertung der Nutzung unserer öffentlichen Informationsseiten, um Inhalte und Bedienung zu verbessern. Verarbeitet werden unter anderem Seitenaufrufe, technische Browser- und Gerätedaten, Besuchszeitpunkte, Herkunft des Besuchs und pseudonyme Cookie-Kennungen. Bei der Verbindung mit Google wird technisch auch Ihre IP-Adresse übertragen. Die Auswertung ist keine vollständig anonyme Verarbeitung.

Vor einer Zustimmung sowie nach Ablehnung lädt unsere Einbindung kein Google-Analytics-Skript und sendet keine Analytics-Anfragen. Anfrageformular, Kontaktformular, Verwaltung und Seiten mit URL-Abfrageparametern werden von unserer Einbindung nicht gemessen. Wir übermitteln keine Formularinhalte, Fotos, Kontaktangaben oder User-ID an Analytics. Google-Signale, personalisierte Werbung und Einwilligungen in Werbedatenspeicherung sind in unserer Einbindung deaktiviert.

Grundlage für optionale Speicherzugriffe ist Ihre Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG, für die statistische Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Sie können ohne Nachteile ablehnen. Unter „Cookie-Einstellungen“ können Sie Ihre Entscheidung jederzeit für die Zukunft ändern. „Nur notwendige Cookies“ beendet auch eine zuvor erlaubte Messung und entfernt die von unserer Einbindung gesetzten Analytics-Cookies. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf bleibt unberührt.

Google Analytics verwendet insbesondere _ga und _ga_VR4PYYT54M zur Unterscheidung von Browsern und Sitzungen. In unserer Einbindung ist ihre Laufzeit auf höchstens 180 Tage ohne laufende Verlängerung begrenzt; Browser können sie früher löschen. Die Aufbewahrung bereits übermittelter Nutzer- und Ereignisdaten wird zusätzlich durch die Einstellungen der Analytics-Property bestimmt. Aggregierte statistische Berichte können länger erhalten bleiben. Auskunft zur Aufbewahrung und Löschanfragen können Sie an office@bartenbach-koeln.info richten.

Google kann Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, verarbeiten. Es gelten die Datenverarbeitungsbedingungen von Google und die darin beschriebenen Übermittlungsmechanismen. Informationen zu diesen Bedingungen, Schutzgarantien und Ihren Rechten: https://business.safety.google/adsprocessorterms/ https://policies.google.com/privacy?hl=de https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=de Zusätzlich stellt Google ein Browser-Add-on zur Deaktivierung bereit: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

Die Hostingplattform OpenAI verwendet gegebenenfalls eigene notwendige Sicherheits- und Anmeldecookies. Unsere Auswahl gilt für die hier beschriebene Website-Statistik und verändert keine Kontoeinstellungen oder Cookies auf fremden Domains. Hinweise des Anbieters: https://openai.com/policies/cookie-policy/

Stand dieses Abschnitts: 3. Oktober 2026

8. Missbrauchsschutz und geschützte Verwaltung

Unser Anfrageformular verwendet einen eigenen Sicherheitsnachweis und eine Mengenbegrenzung. Dazu speichern wir eine zufällige Kennung, Erstellungszeit, Nutzungsstatus und einen Hashwert der IP-Adresse. Der Hash ist eine pseudonyme, nicht vollständig anonyme Kennung. Er dient der Erkennung übermäßiger Anfragen und wird nicht für Werbung oder Profilbildung verwendet. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, insbesondere der Schutz unseres Dienstes vor automatisiertem Missbrauch.

Der Sicherheitsnachweis ist höchstens zwei Stunden nutzbar. Einträge, die älter als 24 Stunden sind, werden beim nächsten Aufruf der Sicherheitsprüfung gelöscht. Es wird kein externes CAPTCHA geladen.

Verwaltungszugriff erhalten nur ausdrücklich zugelassene Konten. Die Plattform übermittelt dafür eine Kontokennung und die E-Mail-Adresse; Änderungen an einer Anfrage werden mit Zeitpunkt und handelndem Konto protokolliert. Dies dient dem Zugriffsschutz und der Nachvollziehbarkeit von Angeboten und Bestätigungen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Zugangsdaten für die Kalenderverbindung werden verschlüsselt gespeichert.

9. Empfänger und Verarbeitung außerhalb des EWR

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Zugriff, die Ihre Anfrage bearbeiten oder den vereinbarten Einsatz durchführen. Für Hosting, Speicherung und Kommunikation werden die oben genannten technischen Dienstleister eingesetzt. Eine Weitergabe zu fremden Werbezwecken ist nicht vorgesehen. Soweit gesetzlich erforderlich, können notwendige Daten außerdem an Behörden sowie zur Abwicklung oder Durchsetzung eines Vertrags an hierzu berechtigte Stellen gelangen.

Bei internationalen Anbietern kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, stattfinden. Eine Übermittlung muss durch einen anwendbaren Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, abgesichert sein. OpenAI beschreibt diese Grundlagen in seinem Datenverarbeitungszusatz; Google in seinen jeweils geltenden Datenschutzbedingungen. Informationen zu den für unsere Verarbeitung eingesetzten Garantien und eine Kopie können Sie unter office@bartenbach-koeln.info anfragen.

10. Speicherdauer und Löschung

Wir bewahren Daten nur für den jeweiligen Bearbeitungszweck und geltende Aufbewahrungspflichten auf. Bei abgeschlossenen Anfragen ohne Auftrag ist eine Löschprüfung spätestens sechs Monate nach dem letzten sachlichen Kontakt vorgesehen. Nicht mehr benötigte Daten und Fotos werden dann gelöscht, sofern keine gesetzlichen Pflichten oder konkret begründeten Ansprüche entgegenstehen. Früher berechtigte Löschansprüche bleiben unberührt.

Bei zustande gekommenen Aufträgen richtet sich die Dauer nach Vertragsabwicklung, gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und gegebenenfalls der Sicherung von Ansprüchen. Soweit steuerrechtlich erforderlich, werden Geschäftsbriefe regelmäßig sechs Jahre, Buchungsbelege wie Rechnungen acht Jahre aufbewahrt; für bestimmte andere Unterlagen gelten zehn Jahre. Die jeweilige Frist beginnt grundsätzlich mit dem Ende des maßgeblichen Kalenderjahres. Nicht jede Formularangabe und nicht jedes Foto unterliegt diesen Fristen.

Fotos werden getrennt auf ihren weiteren Bedarf geprüft und gelöscht, sobald sie für Angebot, Durchführung oder eine konkrete Nachweisfrage nicht mehr benötigt werden. Wir verwenden keine pauschale unbegrenzte Aufbewahrung. Löschungen in der Anwendung erfolgen nach persönlicher Prüfung; es ist keine automatische Löschung sämtlicher Auftragsdaten eingerichtet. Heruntergeladene Dateien, E-Mails und von uns geführte Kalendereinträge sind bei einer Löschung gesondert zu berücksichtigen. Für Sicherungskopien und technische Protokolle gelten zusätzlich die Löschabläufe der jeweiligen Anbieter.

11. Ihre Rechte

Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Bei einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Einer Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen. Richten Sie Ihr Anliegen bitte an office@bartenbach-koeln.info. Zum Schutz Ihrer Daten kann eine angemessene Prüfung Ihrer Identität erforderlich sein.

Sie dürfen sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für Nordrhein-Westfalen erreichen Sie die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen unter Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Telefon 0211 38424-0. Kontakt und Beschwerdemöglichkeiten: https://www.ldi.nrw.de/kontakt

12. Persönliche Prüfung und Änderungen

Preise und Zeitbedarf werden teilweise anhand Ihrer Angaben rechnerisch vorbereitet. Eine rechtlich verbindliche automatisierte Entscheidung oder ein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO erfolgt nicht. Angebot, Sonderaufwand und Termin werden persönlich geprüft. Die Anwendung sendet Ihre Formularinhalte nicht zur automatischen Bewertung an ein KI-Modell.

Wir passen diese Hinweise an, wenn sich die eingesetzten Dienste oder Verarbeitungsabläufe ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Website abrufbare Fassung.

Stand: 1. Oktober 2026

Passwortgeschützte Verwaltung (ergänzt am 02.10.2026)

Für freigegebene Mitarbeiterzugänge speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Berechtigungen, Kontostatus und einen individuell gesalzenen Passwort-Hash. Klartextpasswörter werden nicht gespeichert. Der Inhaber kann Zugänge sperren und neue Startpasswörter erzeugen. Die erstmalige Einrichtung und Wiederherstellung des Inhaberzugangs setzt das zuvor freigegebene Plattformkonto voraus; dessen Kontokennung wird dafür zugeordnet.

Das technisch notwendige Cookie __Host-bc_admin enthält eine zufällige Sitzungskennung und läuft spätestens nach acht Stunden ab. Es wird nur über HTTPS übertragen, ist für JavaScript nicht lesbar und wird beim Abmelden entfernt. Serverseitig wird nur der Hash der Kennung gespeichert. Gesperrte Konten und abgemeldete Sitzungen erhalten keinen Zugriff. Abgelaufene Sitzungseinträge werden bei einer nachfolgenden Anmeldung bereinigt.

Zur Begrenzung von Anmeldeversuchen werden Zähler mit Hashwerten der IP-Adresse und der angegebenen Kontokennung kurzzeitig gespeichert. Sie werden nach höchstens 30 Minuten bei einem nachfolgenden Anmeldeversuch bereinigt. Kontodaten bleiben für die Dauer des eingerichteten Zugangs gespeichert; eine Löschung kann beim Verantwortlichen angefordert werden. Zweck ist der Schutz von Kunden- und Geschäftsdaten vor unberechtigtem Zugriff. Grundlage für das notwendige Cookie ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, für die Verarbeitung zur Zugangssicherheit Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Angebote über Lexoffice und interne Benachrichtigungen (ergänzt am 02.10.2026)

Diese Website nimmt ausschließlich unverbindliche Anfragen entgegen. Nach persönlicher Prüfung erstellen und versenden wir das Angebot über Lexoffice (Lexware Office). Zur Vorbereitung und Abwicklung verarbeiten wir dort die notwendigen Kunden-, Kontakt-, Rechnungs- und Leistungsdaten. Die Annahme erfolgt durch den Kunden über den persönlichen Link zum Lexware-Kundencenter. Angebotsnummer, Versanddatum und der Nachweis einer dort erfolgten Annahme werden von uns anschließend in der geschützten Website-Verwaltung dokumentiert. Zwischen dieser Website und Lexoffice ist kein automatischer Datenabgleich eingerichtet.

Zweck ist die Angebotserstellung, Vertragsabwicklung und Erfüllung gesetzlicher Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO, bei geschäftlichen Ansprechpartnern gegebenenfalls Buchst. f. Es gelten die Auftragsverarbeitungsbedingungen für unseren Einsatz von Lexware Office. Informationen des Anbieters: https://datenschutz.lexware.de/

Bei aktivierter Benachrichtigung und freigegebener Google-Verbindung informiert die Website das Geschäftskonto office@bartenbach-koeln.info über neue echte Reinigungsanfragen und Kontaktformular-Nachrichten. Der Versand erfolgt über die Gmail API von Google Workspace. Die Benachrichtigung enthält lediglich die Art des Eingangs, die Vorgangsnummer, den Zeitpunkt und einen Link zur geschützten Verwaltung. Kundennamen, Kontaktdaten, Nachrichtentexte und Fotos werden nicht in diese Benachrichtigung übernommen. Testanfragen erzeugen keine automatischen E-Mails. Kunden erhalten durch diese Funktion keine automatische Eingangsbestätigung, kein Angebot und keine Zahlungsaufforderung.

Die ausschließlich durch berechtigte Verwaltungsnutzer erteilte Google-Freigabe erlaubt zusätzlich das Versenden von E-Mails aus dem Geschäftskonto. Ein Zugriff zum Lesen von Postfachinhalten wird nicht angefordert. Die verschlüsselte Speicherung und die Schutzmaßnahmen entsprechen der beschriebenen Google-Kalenderverbindung. Zweck ist die zeitnahe Bearbeitung eingehender Anfragen; Grundlage sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b beziehungsweise f DSGVO.

Für die zuverlässige Zustellung speichert die Website Vorgangskennung, Typ, Zeitpunkte, Versandstatus, Zahl der Versuche und gegebenenfalls eine technische Fehlermeldung sowie die von Google zurückgegebene Nachrichtenkennung. Diese Einträge werden bei vollständiger Löschung der zugehörigen Anfrage oder Kontakt-Nachricht mit entfernt. Bereits zugestellte E-Mails im Geschäftspostfach sind gesondert zu berücksichtigen.